So finden Sie die richtige Software für die interne Krisenkommunikation

Derzeit befinden sich viele von uns in einer ungewohnten Situation – im Homeoffice, mit weniger persönlichem Kontakt zu Kollegen und ein Stück weit von der Außenwelt abgeschnitten. Gerade in Krisenzeiten wie diesen benötigen Mitarbeiter*innen Guidance – hierzu müssen wichtige Informationen schnell und unkompliziert vom Unternehmen an die richtigen Zielgruppen gelangen.

Bisherige Lösungen hierfür stellen sich schnell als untauglich heraus: In E-Mails gehen wichtige Informationen unter, private Messenger sind nicht Compliance-konform, das Schwarze Brett ist nicht digital verfügbar und die Mitarbeiterzeitung für Eilmeldungen ungeeignet. Feststeht: Die richtige Lösung muss auf jeden Fall digital sein, um Mitarbeiter*innen möglichst zeit- und ortsunabhängig zu erreichen. Wie finden Sie also die passende Software?

 

Das A und O: Kennen Sie Ihre Anwendungsschwerpunkte

Zunächst sollten Sie sich fragen, welche Anwendungsschwerpunkte die Software abbilden soll. Wofür möchten Sie das Tool nutzen – und wie lange? Nur in der Krise oder vielleicht auch danach? Im ersten Schritt brauchen Sie vielleicht keine Chat- und Konferenztools, sondern eher Nachrichten- und FAQ-Funktionen, um die wichtigsten Veränderungen an die Mitarbeiter*innen zu kommunizieren – damit Ihr sie in dieser schwierigen Phase schnell und einfach kommunikativ begleiten könnt.

 

Nicht von Sonderangeboten locken lassen

Nun gilt es, einen Überblick am Software-Markt zu bekommen. Hier locken derzeit viele Sonderangebote – die nicht dazu verleiten sollten, ein Tool übereilt einzuführen. Sonst passt es am Ende nicht zur bisherigen IT-Landschaft, bringt unnötige Funktionsdopplungen mit oder erfüllt seinen angedachten Zweck gar nicht.

Einen fundierten Überblick können Sie gewinnen, indem Sie die erhältlichen Softwarelösungen in Kategorien gruppieren – bspw. in Social Intranets und Mitarbeiter-Apps. Hierbei sollten Sie Ihren Anwendungsschwerpunkt nicht aus den Augen verlieren.

Haben Sie die Auswahl anhand der Kategorien eingeschränkt, können Sie die verbliebenen Softwarelösungen im Detail prüfen. Wir haben hierzu das Konzept der Softwarebewertung anhand von drei Dimensionen entwickelt: Anforderungen, Kosten und UX (User Experience).

 

Anforderungen erheben

Welche Funktionen soll die gewünschte Software an Bord haben? Um Informationen an die Mitarbeiter*innen zu bringen, sind häufig folgende Funktionen gefragt:

 

  • News (personalisierbar)
  • Push-Benachrichtigungen
  • Must-Read-Dokumenten (mit Lesebestätigung)
  • Eilmeldungen („Breaking News“)
  • statische Informationsseiten (wie FAQs)
  • mobile Nutzung (auf Laptops, Smartphones etc.)
  • Mehrsprachigkeit

 

Weitere Anforderungen können sich etwa daraus ergeben, dass das System in bisherigen Software-Landschaft passen soll – wenn bspw. auf eine Produktsuite wie Microsoft 365 gesetzt wird. Oder die Software zwingend On-Prem statt in der Cloud angeboten werden soll.

 

Kosten und User Experience prüfen

Derzeit bieten viele Hersteller ihre Softwares zur kostenlosen Nutzung an – das kann dazu verleiten, eine Betrachtung der Gesamtkosten der Lösungen zu vernachlässigen. Denn selbst kleine Beträge pro Nutzer*in summieren sich bei einer hoher Mitarbeiterzahl schnell zu nicht zu unterschätzenden Lizenzkosten pro Monat. Hinzukommen können weitere Kosten kommen, die Sie ebenfalls im Blick haben sollten – zum Beispiel für Infrastruktur, Service und Supprt.

Ebenso relevant ist die User Experience sowohl der Redakteur*innen und Nutzer*innen. Hierzu lohnt es sich, beide Gruppen Anwendungsfälle hinsichtlich Design und Usability bewerten zu lassen. Zum Beispiel: Sich einen Überblick zu den letzten Neuigkeiten zu verschaffen oder das Anlegen einer unternehmensweiten Nachricht.

Die passende Software für die Krise – und danach?

Je nachdem, welchen zuschaltbaren Funktionsumfang die gewählte Softwarelösung hat, kann nach der Krise ein Funktionsausbau in Release-Phasen stattfinden – zum Beispiel hinsichtlich Kommunikation und Kollaboration der Mitarbeitenden untereinander.

Außerdem können sich andere Systeme wie etwa SharePoint anbinden lassen, um aus der Plattform direkt auf Dokumente zuzugreifen. Strukturen für Informationskanäle und die Sitemap lassen sich nun sinnvoll ergänzen, sofern sie im Vorfeld bereits daraufhin angelegt wurden.

Vertiefende Schulungen von Admins, Redakteur*innen und Nutzer*innen bieten sich nach der Krise ebenfalls an. Einerseits, weil sie zuvor häufig vernachlässigt werden, andererseits, weil neue Funktionen hinzukommen können, die das System komplexer machen.

 

Auf Nummer sicher: Das richtige Tool für Ihr Unternehmen

Auf Unternehmen, die sich bei der initialen Auswahl ihres Tools vertan haben, kann nach der Krise Kosten- und Zeitaufwand zukommen. Sie wollen von Anfang an auf das passende Tool für Ihr Unternehmen setzen? Dann unterstützen wir Sie gerne mit unserem Erfolgspaket „Krisenkommunikation“ bei der Softwareauswahl, Einrichtung und Organisation – in unter 3 Tagen.

Autor

  • Ricardo Thiele

    Kronsteg
    Gründer & Geschäftsführer

    Mehr

    Ricardo Thiele ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein. Sein Praxiswissen teilt er regelmäßig in Blogartikeln unter: https://kronsteg.de/blog/autor/ricardo-thiele/.

  • 25. - 26. April 2020

    Web-Konferenz: Interne Kommunikation im Ausnahmezustand – die Corona-Krise digital bewältigen

    Web-Konferenz
Vorheriger ArtikelFührung und Vorbilder: Wichtige Fixpunkte in Krisenzeiten kommunikativ unterstützenNächster ArtikelMitarbeiter*innen im Home-Office schnell erreichen: Mit den passenden digitalen Lösungen und Formaten