Führung und Vorbilder: Wichtige Fixpunkte in Krisenzeiten kommunikativ unterstützen
Wir befinden uns aktuell in einer Situation, die für alle völlig neu und unbekannt ist. Covid-19 stellt uns plötzlich vor Herausforderungen, die bis vor wenigen Wochen noch nicht denkbar für uns waren, sowohl privat als auch geschäftlich. Entscheidungen müssen in kürzester Zeit getroffen werden, auch wenn diese zum Teil weitreichende Folgen haben. Es geht um die Sicherung von Unternehmen und deren Arbeitsplätzen, um Maßnahmen zur Aufrechterhaltung betrieblicher Abläufe, Einhaltung von Service Level Agreements gegenüber Kund*innen und vieles mehr.
Das Arbeitsumfeld musste von einem Tag auf den anderen ins Home Office verlegt werden und bringt neue Anforderungen an die Zusammenarbeit, die Informationsbereitstellung und die Organisation des Arbeitsalltags mit sich. Sei es das Führungskräftemeeting am Hauptstandort, die Kaffeepause mit den Kolleg*innen, das Feierabendbier mit Freund*innen oder die Kinderbetreuung in der Kita. Wir sind gezwungen umzudenken, uns neu zu strukturieren und Alternativen zu suchen. In Unternehmen stehen vor allem Führungskräfte vor der Herausforderung, wie sie in dieser Ausnahmesituation ihre Mitarbeiter richtig führen können. Dabei stehen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Vordergrund und verlangen klare und transparente Kommunikation, die täglich an aktuelle Entwicklungen angepasst werden muss.
Klare Prozesse: Den Überblick in Krisenzeiten nicht verlieren
Um jetzt den Überblick nicht zu verlieren sind Orientierung und Strukturen gefragt. Führungspositionen müssen klare und übersichtliche Prozesse schaffen, um den Mitarbeiter*innen die Arbeit zu erleichtern. Dabei braucht es vor allem feste Strukturen, die die Organisation des Arbeitsalltags im Home Office erleichtern und auch für einen längeren Zeitraum ermöglichen.
Wichtig sind dabei Rituale, die sich möglichst an denen orientieren, wie sie auch im normalen Büroalltag gelebt werden – Feierabend und Pausen zum Beispiel. Führungskräfte sollten das entsprechend vorleben, in dem sie wichtige Dinge während der Kernarbeitszeit kommunizieren, um eine „Always-on“-Mentalität zu verhindern. Meetings gestalten sich gerade bei großen Teams in der virtuellen Welt schwieriger als bei der physischen Anwesenheit der Mitarbeiter*innen. Der Austausch ist gerade in diesen unsicheren Zeiten besonders wichtig. Neue Online-Formate wie z.B. „Weekly News“ oder „Daily Stand-ups“ schaffen Transparenz und fördern das Vertrauen der Mitarbeitenden. Interne Supportprozesse bringen Sicherheit in die Abläufe und Transparenz über Aufgaben und Prioritäten.
Zielgerichtete Kommunikation und Transparenz: Mutig entscheiden und klar kommunizieren
Die Zeit von einsamen Entscheidungen ist längst vorbei – jetzt ist es umso wichtiger, dass Führungskräfte ihre Teams bei der Entscheidungsfindung beteiligen. Unterschiedliche Perspektiven kommen zusammen und fördern so ausgewogene Entscheidungen. Dabei geht Schnelligkeit vor Perfektion. Nicht alle Fragen können bis ins letzte Detail geklärt werden, auch diese Spannung müssen Führungskräfte und Mitarbeiter*innen aushalten, um Unternehmen und Arbeitsplätze zu sichern.
Die täglichen Nachrichten überschlagen sich mit Spekulationen, Einschätzungen und immer wieder neuen Wasserstandsmeldungen. Unternehmen müssen mit Auftragsstornierungen, Verzögerungen und Zahlungsausfällen rechnen. Auch schlechte Nachrichten müssen in Bezug auf das eigene Unternehmen bewertet und eingeordnet werden. Kampfansagen und falsche oder nicht belastbare Versprechungen helfen nicht weiter. Verunsicherungen sollten trotz offenbleibender Fragen beseitigt werden, teilweise müssen Prioritäten neu gesetzt und Entscheidungen mutig umgesetzt werden. Der ruhige und besonnene Umgang mit wechselnden Situationen ist ein wichtiger Orientierungspunkt für Mitarbeitende in Krisenzeiten.
Stetige Präsenz: Fehlende psychische Anwesenheit ausgleichen
Wenn wir nicht vor Ort sein können, sind wir auf starke Teams und Führungskräfte angewiesen. Teams, die sich gegenseitig unterstützen und Führungskräfte, die den Teams den Rücken stärken mit allem, was in dieser Situation möglich ist. Dazu gehören regelmäßige Updates, Erläuterungen von Maßnahmen und Online-Formate um Feedback zu erhalten und Fragen zu beantworten.
Durch die stetige Online-Präsenz von Führungskräften darf nicht der Eindruck entstehen, Mitarbeiter*innen kontrollieren zu wollen. Im Gegenteil – durch die Flexibilität des Home Office werden einerseits Freiräume geschaffen, in denen die Mitarbeiter*innen ihre Zeit freier einteilen können als im Büro, andererseits können auch kreative Lösungen für herausfordernde Situationen im familiären Umfeld gefunden werden. Wichtig ist vor allem, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitenden größtes Vertrauen entgegenbringen. Vertrauen auf Disziplin und Selbstorganisation, um den betrieblichen Belangen gerecht zu werden. Die Krise ist zwar eine große Herausforderung, aber gleichzeitig auch eine Chance die zukünftige Arbeitsweise zu verbessern und die Beziehung zwischen Führungskräften, Teams und Mitarbeiter*innen zu kräftigen. Besonders jetzt ist Vertrauen die wichtigste Grundlage für die Zusammenarbeit.
Wirkung der Kommunikation: Iterative Reflexion
Intranet- und Collaborations-Plattformen sorgen dafür, Mitarbeiter*innen auf dem Laufenden zu halten. Aber erreichen die Informationen auch alle Mitarbeitenden? Zu welcher Uhrzeit ist es sinnvoll einen wichtigen Beitrag zu posten? Welche Angebote und Formate werden gerade jetzt von den Nutzer*innen besonders häufig genutzt? Welche Fragen stellen Mitarbeiter*innen und welche Unterschiede gibt es in den Regionen?
Um hierüber Sicherheit zu erhalten ist ein Analytics-Tool hilfreich, welches Führungskräften und Teams aus der internen Kommunikation hilft zu erkennen, ob wirklich alle Mitarbeiter*innen erreicht werden und wie deren Feedback ist, z.B. durch Likes, geteilte Inhalte, Kommentare oder eigene Inhalte. Mit diesen Erkenntnissen können Informationen, Angebote und Formate auf die konkreten Anforderungen der Mitarbeitenden laufend angepasst werden. Diese „iterative“ Verbesserung unterstützt Mitarbeiter*innen dabei, alltägliche Arbeitsprozesse aus dem Büro auch im Home Office optimal zu nutzen.
Fazit
Gerade in Zeiten einer Krise müssen Führungskräfte die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter erkennen und die entsprechenden Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stellen. Es ist wichtig, die Kommunikation zu den Mitarbeitern stetig aufrecht zu erhalten und sie mit nötigem Wissen zu versorgen, damit sie auch im Home Office effektiv arbeiten können. Mit Hilfe von Analysen des Digital Workplace kann das Feedback der Mitarbeiter gemessen und daraus Handlungen definiert werden, um Inhalte noch besser und zielgerichteter zu kommunizieren. Und mit diesen Erkenntnissen können letztendlich die Geschäftsführung und die Vorbilder eines Unternehmens kommunikativ unterstützt werden.
