Mitarbeiter*innen im Home-Office schnell erreichen: Mit den passenden digitalen Lösungen und Formaten

Die aktuelle Krisensituation, die viele Unternehmen zu 100 Prozent Heimarbeit zwingt, führt bei Führungskräften und Kommunikationsverantwortlichen jeden Tag aufs Neue zu Fragen wie: Wie erreichen wir alle Mitarbeitenden in verteilten Arbeitsumgebungen? Wie gestalten wir die Krisenkommunikation, fangen Stimmungen ein und transportieren sie weiter – und vor allem: Was sind die passenden digitalen Lösungen und Formate dafür?

Fest steht: Die eine richtige digitale Lösung gibt es dabei nicht. Worauf es vielmehr ankommt: Ein Tool zu finden, das a) zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und b) zu dessen Unternehmenskultur passt und vor allem, das c) eine schnelle, direkte Kommunikation an und mit den Mitarbeitenden erlaubt – und zwar ganz unabhängig davon, wo sich diese gerade befinden.

Was in Krisenzeiten wie diesen, in denen sich die wirtschaftliche Lage eines Landes tagtäglich verändern kann und Unternehmen flexibel darauf reagieren müssen, somit wichtiger als je zuvor wird: die Mitarbeitenden mitzunehmen sowie das eigene Unternehmen betreffende Entwicklungen und Entscheidungen transparent zu kommunizieren.

Das kann z. B. über eine mobile Mitarbeiter-App wie Staffbase oder Speakap erfolgen – hilfreich vor allem für die Unternehmen, die viele Blue Collar Worker beschäftigen – oder aber auch über ein Social Intranet wie COYO, das die schnelle Veröffentlichung von News, direkte Feedback-Kanäle sowie die Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsgruppen ermöglicht. Und dann wäre da noch Office 365 mit seinem Social Networking Tool Yammer und Microsoft Teams für die dynamische Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen.

Da wir bei HIRSCHTEC für unsere interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf die „Office 365“-Tool-Landschaft setzen, möchte ich hier gern einmal meine Erfahrungen in der aktuellen Krisensituation mit Ihnen teilen: Was nutzen wir wann und wie, um unsere Mitarbeitenden zu informieren und im Dialog mit ihnen zu bleiben?

Da wäre zunächst einmal unser internes Social Network Yammer. Über meinen Yammer-Kanal „CEO Messages & Guidelines“ habe ich z. B. am Sonntag, 15. März 2020, einen längeren Post zur anstehenden Heimarbeit abgesetzt. Direkt am Montag habe ich dann von zu Hause aus eine kurze Videobotschaft produziert, die unsere Unternehmenskommunikation dann schnell im Intranet „Lichtung“, das auf SharePoint Online und Powell 365 basiert, publiziert hat. Aktuell veröffentliche ich wöchentlich via Videobotschaft einen „aktuellen Lagebericht“, dem ergänzende, schriftliche Erläuterungen via Yammer folgen. Darüber hinaus läuft bei den Mitarbeitenden – und auch bei mir – sämtliche virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit über Microsoft Teams.

Was ich speziell Führungskräften und Kommunikationsverantwortlichen dabei empfehle: Achten Sie in virtuellen Team-Meetings darauf, dass Sie häufig Rückfragen stellen – Reaktionen über Mimik und Gestik können über Videokonferenzen nur teilweise transportiert werden – und führen Sie auch Einzel-Calls durch, um die persönliche Stimmung Ihrer Mitarbeitenden einzufangen. Ebenfalls wichtig: Schalten Sie sich täglich in die digitalen Diskussionen im internen Social Network ein. So können Sie Ihren MitarbeiterInnen die nötige Orientierung und Leitplanken für ihre tägliche Arbeit geben. Darüber hinaus erhalten Sie auch direkt hilfreiches Feedback bzw. Nachfragen zu bestimmten, brisanten Themen. Dadurch können sie schnell erspüren, wo es aktuell noch Klärungsbedarf und passende Kommunikationsmaßnahmen auf den Weg bringen.
Und nicht zu vergessen: Auch das Loben funktioniert digital – ob positiver Kommentar, aufmunterndes GIF oder „Like“-Daumen bzw. Smiley: Sprechen Sie öffentlich Wertschätzung für Ihre MitarbeiterInnen aus. Ihrem Vorbild werden viele KollegInnen folgen und positive Botschaften mit einem eigenen „Like“ dann noch einmal unterstreichen.

Fest steht: Die – ausschließliche – Arbeit über virtuelle Kanäle kann manchmal durchaus ganz schön anstrengend sein. Sie birgt aber auch große Chancen für eine fokussierte, produktive Zusammenarbeit und für das Erzeugen von digitaler Nähe trotz räumlicher Distanz. Genau diese Chancen sollten wir alle nutzen!