Social Intranet mit SharePoint und Office 365

Das Intranet ist nicht nur „sozialer“ und vielfältiger geworden. Es entwickelt sich vor allem auch immer mehr zu einem vollwertigen digitalen Arbeitsplatz. Das heißt: Das Intranet wandelt sich zunehmend zu einem unternehmensweiten Angebot aus digitalen Werkzeugen für Vernetzung, Wissensaustausch und Zusammenarbeit. Bei Nutzer*innen und Organisationen wirft das jedoch einige neue Fragen auf, wie z. B.:

  • Welche Apps wollen wir nutzen?
  • Wann verwende ich welche App?
  • Wie begeistere ich die Nutzer für die Apps?
  • Wie nutze ich Apps wie Teams, Yammer oder Delve?
  • Gibt es Alternativen zu Office 365?

Welche Apps wollen wir nutzen?

Microsoft verfolgt eine klare Cloud-Strategie. Neben dem klassischen SharePoint entstehen dadurch viele weitere Apps, die in die alltägliche Arbeit integriert werden können. Die App-Landschaft von Office 365 sieht momentan ungefähr wie folgt aus:

Office 365 Ecosystem

Bildquelle: Iflexion

Die Apps werden aber nicht nur zahlreicher, sie überschneiden sich zum Teil auch in ihren Funktionalitäten. Zusätzlich ersetzen neue Apps ältere. Dadurch ist es für eine Organisation gar nicht so einfach zu entscheiden, welche Apps sie aktuell und mittelfristig nutzen will und wie diese ausgeprägt werden sollen. Zudem stehen Unternehmen vor der Herausforderung festzulegen, welche Anwendungsfälle wo abgebildet werden sollen. Damit der digitale Arbeitsplatz wirklich produktiv genutzt werden kann, ist es für Organisationen daher enorm wichtig, klare Entscheidungen bezüglich der Apps zu treffen. Ohne Entscheidungen entsteht über kurz oder lang ein großes Durcheinander, das im Nachhinein nur schwer geordnet werden kann.

Wann verwende ich welche App?
Damit definiert werden kann, wann Mitarbeiter*innen welche App nutzen sollten, stellen wir die Nutzer*innen immer in den Fokus der Überlegungen. Denn genau sie sind es, die alltägliche, berufliche Bedürfnisse und Anforderungen haben, die durch die Verwendung von Apps bearbeitet werden. Ein Beispiel für einen solchen Bedarf ist die effektive Organisation von regelmäßigen Meetings. Für diesen Anwendungsfall bieten die einzelnen Apps – je nach Einstellung – verschiedene Möglichkeiten. Festlegungen könnten sein, dass die Einladung zum Treffen über Outlook geschieht, die Agenda und Mitschriften in OneNote erfolgen und die Diskussion über die Themen des Meetings in Teams stattfindet. Über solche Beispiele verdeutlichen wir Nutzer*innen, welcher Sinn hinter den einzelnen Apps steckt und wann sie welche Applikation verwenden sollten.

Wie begeistere ich die Nutzer*innen für die Apps?
Digitaler Arbeitsplatz = „Einfach mal machen“? Nein, diese Rechnung geht nicht auf. Mit ihr drohen triste Investitionsruinen. Es reicht nicht, die Instrumente des digitalen Arbeitsplatzes nur bereitzustellen. Vielmehr gilt es, die Menschen zu neuen Arbeitsweisen zu befähigen und Hemmungen abzubauen. Dafür braucht es Kommunikation und Medien – digital, print, persönlich. Dabei ist nicht entscheidend, was gemacht wird. Wichtiger ist die Passfähigkeit der Maßnahmen mit der eigenen Unternehmenskultur. Im ersten Schritt erläutern wir deshalb den Nutzer*innen, warum neue Apps eingeführt werden. Es muss ein Verständnis für den Sinn dahinter entstehen. Mögliche Maßnahmen sind ein Namenswettbewerb für das neue Intranet, ein Vorstellungsvideo oder Ankündigungen in Meetings.

Wie nutze ich Apps wie Teams, Yammer oder Delve?
Der zweite Schritt ist die gewünschte Art und Weise der Nutzung zu verdeutlichen. Die einzelnen Apps bieten zahlreiche Möglichkeiten, die im ersten Moment oft verwirrend wirken können. Umso wichtiger ist es, konkrete Beispiele für sinnvolle Nutzungsarten aufzuzeigen, die zur Unternehmenskultur passen. Die Vermittlung kann z. B. über Screencasts, ein Kochbuch mit Schritt-für-Schritt Anleitungen oder Trainings erfolgen. Im dritten Schritt steigern wir die Bereitschaft der Nutzer*innen, die neuen Apps zu verwenden. Dies gelingt beispielsweise durch Coaching-Formate für Multiplikator*innen und Führungskräfte, Gamification oder Diskussionen in einer Hilfe-Community.

Gibt es Alternativen zu Office 365?
Neben den Apps von Office 365 gibt es zahlreiche andere Produkte, die unsere alltägliche Arbeit bereichern. Große Anbieter neben Microsoft sind z.B. Google oder Atlassian. Zusätzlich gibt es für Office 365 „Add-ons“, die die Apps ergänzen. Für größere Organisationen ist dies oft sinnvoll, weil es schwierig ist aus Office 365 einen vollumfänglichen Arbeitsplatz zu kreieren.

Die Beispielfragen zeigen: Es gibt zahlreiche Themen, die bei einem Intranetaufbau mit „Office 365“-Werkzeugen zu klären sind. Ist dies aber einmal geschehen, so ist das der beste Garant für eine effiziente Nutzung der Tools innerhalb eines Social Intranets.

 

Seminarempfehlungen:
Sie wollen mehr zum Thema Office 365 erfahren? In den Seminaren Social Intranet mit SharePoint und Office 365 und darüber hinaus geben Dr. René Sternberg und Thomas Weiss Einblicke und Tipps rund um den Einsatz von Office 365.

 


Über die Autoren


Dr. René Sternberg
ist diplomierter Soziologe und seit 2014 als Projektleiter bei HIRSCHTEC tätig. Seit 2019 leitet er zudem den Geschäftsbereich Professional Services der Full-Service Intranet Agentur. Er führt in sehr unterschiedlichen Kontexten moderne Kommunikations- und Arbeitsplattformen in Unternehmen ein, um die digitale Welt im täglichen Arbeitsalltag zu verankern. Sternberg hat im Rahmen seiner Dissertation in der Organisationssoziologie zum Thema „Enterprise 2.0 und interne Unternehmenskommunikation“ untersucht, wie sich der Einsatz von Social Media auf die interne Kommunikation von Organisationen auswirkt.

 

Thomas Weiss berät als Senior Consultant Strategie bei HIRSCHTEC Kunden aller Größen zur Softwareauswahl und Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Nach verschiedenen Stationen im Personalbereich, unter anderem bei einer Big4 Wirtschaftsprüfung und gemischten Erfahrungen mit der digitalen Zusammenarbeit entschloss er sich, sein Interessen für IT und soziale Interaktion in Netzwerken mit seiner Leidenschaft für Personalarbeit bei HIRSCHTEC zu verbinden und das „Neuland“ digitale Zusammenarbeit gemeinsam mit den Kunden zu erschließen. Seitdem unterstützt er Unternehmen bei der Wahl der richtigen Strategie, um ihre digitale Kommunikation und Zusammenarbeit voranzutreiben.